工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄

　　文件管理工作，尤其是密級(jí)文件管理，職責(zé)重要，不容有失。面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)，文件管理人員要有新?lián)?dāng)新作為，精雕細(xì)琢、精益求精，練就“四個(gè)有”，以心“護(hù)文”。

　　眼里有戒律

　　因?yàn)槟軌蜉^多、較早地接觸到各類文件，所以對(duì)于文件管理人員有著更高的紀(jì)律要求。必須不斷強(qiáng)化規(guī)矩和紀(jì)律意識(shí)，將有形的制度約束轉(zhuǎn)化為無(wú)形的戒律，增強(qiáng)遵規(guī)守紀(jì)的行動(dòng)自覺(jué)。

　　知敬畏。心存敬畏，才能使知行不逾越法紀(jì)。文件管理人員要從內(nèi)心深處敬畏文件管理崗位、敬畏管理的文件、敬畏工作紀(jì)律和制度。在文件傳閱過(guò)程中，既不隨意擴(kuò)大傳閱范圍，也不遺漏文件閱知對(duì)象，牢記任何馬虎、粗心都有可能釀成嚴(yán)重的后果。

　　知榮辱。文件管理人員要樹(shù)立正確的榮辱觀，把做好文件管理作為組織和崗位賦予自己的責(zé)任和使命，以文件管理有序高效為榮，以文件管理混亂無(wú)序?yàn)閻u，按照崗位的職責(zé)和要求做好文件管理，充分發(fā)揮文件效用。

　　知底線。文件管理須慎之又慎，文件管理人員要始終牢記崗位底線，不將文件帶離辦公區(qū)域，不將文件內(nèi)容告知無(wú)關(guān)人員，更不能將獲知文件內(nèi)容作為炫耀的資本。

　　腦中有知識(shí)

　　文件管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)則復(fù)雜，它既是一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)的“專業(yè)崗”，也是一個(gè)綜合性強(qiáng)的“綜合崗”。

　　專業(yè)指的是文件管理涉及文件處理的各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)，而綜合則指文件管理除了需要專業(yè)知識(shí)外，還要對(duì)行文規(guī)則、單位職能設(shè)置、地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)狀況等了然于胸。

　　從基礎(chǔ)層面看，文件管理人員要熟知文件處理的業(yè)務(wù)知識(shí)，清楚地掌握對(duì)文件處理部門和人員的要求、設(shè)施設(shè)備要求、密級(jí)文件管理要求、降解密規(guī)定、文件印發(fā)傳達(dá)范圍規(guī)定、復(fù)制和匯編文件規(guī)定、文件撤銷和廢止規(guī)定、文件管理和保存規(guī)定等。

　　這些專業(yè)的、基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)知識(shí)是做好文件管理的基礎(chǔ)和前提。

　　從拓展層面看，文件管理人員要具備一定的文件處理知識(shí)。文件處理包括了文件擬制、文件管理等一系列具體工作，它們之間相互關(guān)聯(lián)、相互銜接，文件管理是其中的一個(gè)部分和環(huán)節(jié)。

　　文件管理人員在收文之后，除作好登記和分發(fā)外，還應(yīng)判斷文件是否需要辦理，應(yīng)由哪個(gè)部門、以何種方式抓好貫徹落實(shí)等。

　　從宏觀層面上看，文件管理人員還要掌握時(shí)事政治、國(guó)情地情等綜合知識(shí)。文為事轉(zhuǎn)，文件服務(wù)于公務(wù)處理，只有具備了相應(yīng)的綜合知識(shí)，掌握當(dāng)前國(guó)家和地方發(fā)展的形勢(shì)和動(dòng)態(tài)，才能更好地發(fā)揮文件的輔政作用。

　　手上有方法

　　每個(gè)文件管理部門或者文件管理人員都有一套成文的或者不成文的文件管理方法，這些方法是文件管理人員管理文件的指南和向?qū)АＲ幻麅?yōu)秀的文件管理者不僅要一以貫之地繼承規(guī)范化的文件管理流程，還要在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新和改進(jìn)，以適應(yīng)新要求。

　　一方面，善于繼承，使文件管理安全有序。文件安全有序，尤其是涉密文件安全有序是文件管理最基本的要求。文件管理發(fā)展至今，各單位都有較為豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和較為成熟的管理辦法，文件管理人員要善于吸收借鑒原有工作方法，細(xì)心、耐心、規(guī)范地管理多方來(lái)文和本級(jí)文件，做到清點(diǎn)仔細(xì)、核對(duì)無(wú)誤、登記齊全、管理嚴(yán)謹(jǐn)。

　　另一方面，敢于創(chuàng)新，使文件管理便捷高效。曾有不少單位文件管理人員為了確保文件不丟失，人為地縮小文件的傳閱和使用范圍，減少文件使用頻次，究其原因，不乏文件管理人員缺乏適應(yīng)工作需求的管理方法的因素。文件服務(wù)于人、服務(wù)于工作，安全有序并非文件管理的最終目的。要在確保文件發(fā)放不出錯(cuò)、文件清退不遺漏、文件管理不缺失的基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作方法，用高效便捷的方式和安全可靠的方法使文件管理事半功倍、質(zhì)量效率雙豐收。

　　心中有激情

　　鑒于文件管理的程序嚴(yán)謹(jǐn)、要求嚴(yán)格等特點(diǎn)，文件管理人員要充分認(rèn)識(shí)崗位的“利弊”，對(duì)工作始終充滿激情。

　　生得了愛(ài)。所謂愛(ài)崗敬業(yè)，就是要對(duì)崗位充滿感情，充分認(rèn)同崗位、認(rèn)可崗位，文件管理人員要認(rèn)識(shí)到崗位的價(jià)值、認(rèn)可崗位職責(zé)定位，從心里接納文件管理，對(duì)自己所從事的工作充滿自豪感、價(jià)值感和認(rèn)同感。

　　經(jīng)得起繁。文件管理不同于其他工作，在程序上較為繁瑣。比如，收文時(shí)，要逐件清點(diǎn)，對(duì)主要信息等進(jìn)行詳細(xì)記錄；發(fā)文時(shí)，要嚴(yán)格登記，由專人按照文件編號(hào)進(jìn)行領(lǐng)??；退文時(shí)，無(wú)論清退對(duì)象有多少、清退文件有多少，都需要一份不落地核對(duì)，不能容許半點(diǎn)錯(cuò)誤和含糊。這都要求文件管理者能夠細(xì)心、耐心，經(jīng)受住各種“繁”而不心煩。

　　沉得下心。心煩氣躁是作不好文件管理的，眼高手低也不能作好文件管理。文件管理或許比較“枯燥”，看似不及一些工作“風(fēng)光”，但無(wú)人能否定它的重要性。文件管理者要做好這項(xiàng)工作，就要真誠(chéng)地珍惜這個(gè)崗位、真正地融入這個(gè)差事，干一行愛(ài)一行。一旦從事它，就要有滴水穿石的韌勁、一干到底的執(zhí)著、甘于平凡的奉獻(xiàn)。