工作實務學習專欄

　　電子公文是機關單位最為普遍的一類電子文件。推進電子公文歸檔與管理工作，對于實現(xiàn)電子公文全程管理、打通機關單位信息化建設“最后一公里”具有重要意義；同時，也可以觸類旁通，為其他類型電子文件管理提供借鑒。開展電子公文歸檔和管理工作，要按照《黨政機關電子公文處理工作辦法》、《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362—2020）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）等要求，把握好“三個關鍵”。

　　把握好系統(tǒng)這個關鍵前提

　　電子公文歸檔與管理要基于電子公文系統(tǒng)、歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)，即由電子公文系統(tǒng)對電子公文進行收集和整理，通過歸檔接口將數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng)，再由電子檔案管理系統(tǒng)接收并進行管理。三者各有分工，協(xié)同配合，缺一不可。

　　從功能要求上來說，電子公文系統(tǒng)要會“整”，具備歸檔功能，通過內(nèi)置分類方案、歸檔范圍與保管期限表等工具和整理規(guī)則，能夠按照檔案管理要求自動或半自動完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集與整理工作；歸檔接口要會“交”，能夠通過信息包方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，以在電子公文系統(tǒng)設計推送接口或者在電子檔案管理系統(tǒng)設計捕獲接口的形式，將電子公文及元數(shù)據(jù)移交給電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案管理系統(tǒng)要會“管”，能夠完成接收并基于系統(tǒng)開展之后所有的業(yè)務管理工作，如保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等。

　　這些功能能不能實現(xiàn)、實現(xiàn)得好不好會直接影響電子公文歸檔和管理工作水平。比如，完善的系統(tǒng)能夠以“最多點一次”的方式實現(xiàn)一鍵歸檔、一鍵移交或者在系統(tǒng)后臺自動完成檢測、登記等，但未經(jīng)優(yōu)化的系統(tǒng)需要復雜操作才能完成一項簡單任務，工作效能高下立判。因此，要高度重視系統(tǒng)這個關鍵前提，以智能化、智慧化為目標把系統(tǒng)建設好，以盡可能少的人工干預保質高效完成電子公文歸檔和管理工作。

　　把握好歸檔這個關鍵流程

　　在電子公文歸檔和管理工作中，電子公文歸檔對于電子公文真實性、完整性、可用性和安全性至關重要，是一個關鍵流程。在這個流程中，電子公文經(jīng)過文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收４個環(huán)節(jié)12個步驟，實現(xiàn)了電子公文的規(guī)范整理，完成了從文件到檔案的轉變。歸檔工作是否符合要求，關鍵要看收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范有序、移交接收是否經(jīng)過檢測和登記。具體可以從7個方面進行驗證：

　　一看文件，要求合法有效。要求形成的電子公文具備規(guī)范的格式、電子印章，具有國家規(guī)定的公文樣式和生效要件。即要求電子公文具備與之前運轉紙質公文同樣的“紅頭紅章”。

　　二看收集，要求齊全完整。即電子公文的稿本和元數(shù)據(jù)都要齊全完整。具體來說，收文要有正本、文件處理單，發(fā)文要有正本、文件處理單、定稿、歷次修改稿（限于法律法規(guī)等重要文件）以及保留辦理過程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”；元數(shù)據(jù)要具有GB/T 39362—2020元數(shù)據(jù)基本集的10項必選元素，“可以多不能少”。

　　三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他無法或不宜轉為OFD版式的附屬文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以OFD版式歸檔。這些稿本一般保持多個獨立文件形式，不建議合并為單個OFD文件，避免給利用、信息公開等工作造成麻煩。格式不符合要求的，應當進行格式轉換。

　　四看整理，要求規(guī)范有序。按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）要求對電子公文進行組件、排序等。可為一件的來文與復文一般獨立成件，便于管理。

　　五看封裝，要求結構科學。封裝類似于傳統(tǒng)檔案管理中的“裝盒”，即將整理完畢的電子公文和元數(shù)據(jù)封裝為歸檔信息包，既固化整理結果又方便交接。歸檔信息包要與檔號實現(xiàn)“三結合”，以檔號結構逐級建立文件夾；最低一層文件夾以檔號命名；文件夾內(nèi)的元數(shù)據(jù)XML文件、各個稿本文件均以檔號為基礎命名。

　　六看檢測，要求四性通過。即按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）完成對歸檔信息包真實性、完整性、可用性和安全性檢測。

　　七看登記，要求交接合規(guī)。登記是電子公文由文件轉為檔案、管理權限發(fā)生轉移的重要節(jié)點，需要根據(jù)情況按批次或按件形成固定樣式的《電子文件歸檔登記表》，待雙方簽章或簽名確認后完成歸檔工作。

　　需要注意的是，上述7項要求包括登記在內(nèi)都應當由系統(tǒng)自動完成，工作人員只需要對系統(tǒng)結果進行檢查、確認即可。

　　把握好管理的關鍵要求

　　在完成歸檔以后，電子公文管理任務主要集中在兩個方面：完成日常檔案業(yè)務工作；解決長期安全保存問題。

　　完成日常檔案業(yè)務工作主要包括利用、統(tǒng)計、移交、鑒定、銷毀等管理要求。其中，利用應當遵守既有利用規(guī)則和國家有關信息安全、保密規(guī)定，允許利用者在權限范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。移交可以參照前述歸檔工作，按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。鑒定、銷毀等工作應當按照傳統(tǒng)檔案管理工作有關要求和程序進行，銷毀時應徹底刪除電子公文，并在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動。利用、移交、鑒定、銷毀要建立完善、可行的工作流機制，通過預先設計好的條件和流程開展工作，不再依賴線下支持。

　　解決長期安全保存問題主要包括存儲、備份、轉換與遷移等管理要求。存儲要求采用規(guī)范的存儲結構，基本要求與歸檔信息包一致，以保證電子公文不依賴特定管理系統(tǒng)仍舊可以維持整理結果和關聯(lián)關系。備份要求統(tǒng)籌制定備份方案和策略，對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等實施近線備份、離線備份，有條件的可以異地進行容災備份。轉換和遷移是在存儲格式存在風險、離線存儲介質需要更換、系統(tǒng)升級改造等情況下轉換載體、轉換格式，或者從一個系統(tǒng)轉移到另一個系統(tǒng)的過程。轉換遷移工作應當參照《信息與文獻——數(shù)字檔案轉換和遷移過程》（ISO 13008—2012）等標準實施。

　　總之，電子公文歸檔和管理是基于系統(tǒng)、在線完成的檔案管理工作，要堅持管理與技術并重，兼顧業(yè)務和信息化需求，把握好“三個關鍵”，推動工作盡快取得新成效。

　　延伸閱讀

　　黨政機關公文處理工作條例